日本のビジネスパーソンにとって、名刺は単なる情報ではなく、所属する会社を伝える「顔」、「看板」、「自分の分身」という意識が強く、名刺交換のマナーを知っているかどうかで、相手からの印象は良くも悪くも大きく変わってしまうのも事実です。
そこで今回は、ビジネスマナーの中から名刺交換の際に気を付けるべき11つのポイントをご紹介したいと思います。
基本的に名刺交換の方法は、ご存知かと思いますので、おさらい程度に記載します。
名刺交換の方法：渡す時
①名刺入れから名刺を出し、名刺入れの上に名刺をのせ両手でもつ
②名刺を相手に差し出して「会社名」・「所属（肩書）」・「氏名」の順に述べる
例「株式会社マナーの営業の山田太郎です」
③相手が差し出した名刺の高さより低い位置で名刺を差し出す （相手も同時に名刺を出している場合は、右手で名刺を差し出す）
名刺交換の方法：受け取る時
相手の名刺は両手で受け取り「頂戴します。よろしくお願いいたします」と述べる名刺入れの上に受け取った名刺をのせる （相手も同時に名刺を出している場合は、左手で名刺入れを持ち、名刺を受け取る）
名刺交換には、両手交換、片手交換、とありますが、相手に合わせながら、選択をすれば問題はありません。
相手が両手交換しようとしているのに、頑なに片手交換で応じようとしては、時間の無駄ですし、失礼ですよね笑？
そこは、臨機応変に選んでいきましょう。
さて、ここからは、名刺交換するときのコレさえ知っておけば、安心なマナーをご紹介します。
①名刺交換は立った状態で行うことが基本
基本中の基本ですが、名刺交換は立った状態で行います。先に座って待っていた場合、相手が入室してきたら、必ず立ち上がって出迎えましょう。挨拶を終えた後に名刺交換が控えているので、そこで座ってしまわないように意識しましょう。
②名刺交換は机越しに行わない
名刺交換をする際は机・テーブルの上などで行わないように注意が必要です。
座ったままでも、気軽だし、手軽じゃないか？と思われる方もいらっしゃると思いますが、座ったままで、軽いノリで、名刺を手渡し、軽いノリで、名刺を受け取るような動作は、自己紹介を軽んじている印象に繋がる可能性もあるためです。会議室などで名刺交換をする際も必ず机の横まで移動し名刺交換をするのがマナーです。基本的に名刺交換は、机・テーブル越しではなく、きちんと対面で行いましょう。
部屋の構造上、机・テーブルから移動して、自己紹介できるスペースがなければ、 例外として、机越しに名刺交換も可能です。事情、状況は相手も理解しているはずですから、 大きな失礼にはならないはずです。その際は「恐縮ですが、この場で名刺交換をさせていただきます」と一言添えると、より丁寧です。
③財布やポケットから名刺を取り出すのはNG
名刺は、渡すときだけでなく、取り出す瞬間も重要です。 入れやすいからといって、財布やズボンのポケットに名刺を入れるのは適切ではありません。
財布は、お金を入れるところですし、ズボンのポケットも物を入れるところであり、大切な名刺を直接、入れるのはよろしくありません。曲がってしまう可能性もありますし、名刺入れ以外に入れてしまうと、名刺がよれたりしわができたりします。そんな名刺を相手に渡すのは、当然失礼になるでしょう。 (※きちんと名刺入れに入れていたとしても、名刺が汚れていないか、しわができていないかどうかチェックするべきです。) もし、ズボンのお尻のポケットから名刺を取り出せば、確実に悪印象です。名刺交換は、第一印象を決めるビジネスの大切な一歩目ですので、気を付けましょう。
④名刺を探してゴソゴソする
名刺交換は、あくまでも、本題に入る前のお互いの情報交換ですので、名刺交換に時間が掛かってしまうことは相手の時間を奪ってしまうことになります。つまり、名刺交換はスピードが求められるのです。名刺を差し出されたときに、あたふたしていて、時間が掛かってしまうのはスマートではありません。名刺入れは必ず、出しやすいところにしまっておきましょう。
・男性は、胸ポケットや内ポケット
・女性は、かばんの取り出しやすいところ
⑤名刺交換の順番
名刺を差し出すタイミングも大切です。1対1で名刺交換をする場合は、目下の人から目上の人に対して先に名刺を差し出す、というのが名刺交換の基本です。
ビジネスにおける目上・目下とは、社会的地位や年齢などに関わらず、
お金を出す側（発注側）が目上
お金を貰う側（受注側）が目下
となります。営業活動をしている人は、名刺を常に営業している自分から先に差し出すことになります。営業以外のケースでは、地位が高い人より低い人、訪問先より訪問者のほうが目下になると覚えておけば問題ありません。
複数人での名刺交換の場合は、目上の人同士から順に名刺交換をはじめることになります。そして、最後に目下の人同士で名刺交換を行い、終了となります。
⑥必要な名刺の枚数を用意する
複数人に名刺を渡す場合は、人数分の名刺をあらかじめ用意しておいた方がスムーズです。複数人の場合は、役職の上位者から名刺を渡していきますので、自分の順番が来るまで、名刺入れの上に名刺を乗せ、胸元に名刺入れをもって待ちましょう。1枚ずつ取り出していると、名刺を渡す時に手間取り、時間がかかるので、事前に必要な人数分の名刺を名刺入れに挟むようにして持っておくことをオススメします。
⑦名刺を受け取る際の指の位置、注意！
名刺交換時に差し出された名刺は、両手で受け取ります。同時(片手)交換の場合は、片手で受けとることになってしまいますので、「片手で失礼いたします」と一言添えられるとより丁寧です。
名刺を受け取るときに気を付けたいのが、名刺に触れている『指の位置』です。受け取るときによくあるのが、名刺のロゴや文字を、指で押さえる状態です。
相手のロゴや文字を指で押さえるのは、相手を消してしまうため、印象が悪いですし、客観的に見ると、相手を押さえつけているようにも見えます。悪気はなくても、人によっては、気分を悪くされてしまうこともあるため、注意が必要です。
受け取った名刺は、名刺の両端下側を、軽く押さえる程度に持つようにしましょう。
⑧名刺切れは要注意！！
名刺入れを忘れて、名刺交換できないのはもちろん、名刺切れで交換できる名刺がないのも名刺交換ではよろしくありません。相手に確認作業を怠る人だと認識させてしまう可能性もあります。
私が新卒の頃に実は名刺を切らしてしまった状態で、訪問してしまったときに、相手方から「仕方がないですが、印象悪くしてしまうので、気を付けた方が良いですよ。とくに米澤さんのお仕事では。」と言われ、ぐぅーの音も出ない気持ちになったことがあります。
外出や訪問する際は、名刺入れを持ったかどうかや、名刺が十分に入っているかどうか、しっかりとチェックすると良いでしょう。
⑨名刺を忘れた場合には謝罪
名刺を切らしてしまい、どうしてもない場合には「名刺を切らしておりまして誠に申し訳ございません・・・」と謝罪し、あとでお詫びのメールを入れるようしましょう。 もし、入社したばかりで、まだ名刺が支給されていない場合には、「入社したばかりで名刺がございません」とはっきりと伝え、お詫びの言葉を伝えましょう。どちらの場合でも、謝罪すると共に社名や部署、名前などはしっかりと名乗ることが大切です。
⑩相手の見えるところで受け取った名刺にメモなどの書き込みをする
名刺にはたくさんの情報が記載されています。会社名、所在地、部署、肩書、連絡先電話番号など大切な情報が載っています。しかし、いずれも文字だけの情報がほとんどですので、どんな人だったのか、時間の経過とともに、忘れてしまうこともあります。そうならないように名刺に、その人の印象や特徴、日付などをメモ書きとして記録しておくと思い返せて便利です。ただ名刺は、その人の顔や会社の看板といっても良いものですので、目の前でメモ書きをするのは特に失礼にあたります。メモを書き込むのは商談等の打ち合わせが終わってから、相手の見えないところで行いましょう。
⑪受け取った名刺を忘れて帰る
重要な商談や打ち合わせなどで、緊張している時は、名刺を置きっぱなしにして、帰るようなことがないように注意しましょう。 名刺を置き忘れることは、失礼なことです。受け取った後は、最後まで情報管理の観点からも、名刺をきちんと管理する必要があります。
もし、商談や打ち合わせの際に名刺を出しておき、そのまま忘れてしまったら、その際にはすぐに取りに戻り、お詫びをしましょう。もし会社に戻ってから気づいたというような場合は、後日お会いした際に、素直に謝罪した方が印象は悪くならないと思います。
以上
名刺は、渡すときから、受け取り、持ち帰るまで、気を抜かずに大切に扱うべきです。
たかが名刺交換、されど名刺交換です。海外では、あまり名刺交換に礼儀作法の意味あいを持たないと言われたり、逆にアメリカなどでは、ビジネスとしての信頼関係が築かれた後に名刺交換されたりし、日本とは異なった文化を持っていますが、日本の古くからの慣習、作法としての名刺交換の意義、意味が存在していますので、そこを理解した上で、相手との気持ちの良い関係性を築くためにも、名刺交換のマナーを改めて、見直してみてください。
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「マナーの達人」
ビジネスゲーム研究所 米澤徳晃
研修会社に入社後、研修営業、研修講師業に従事。その後、社会保険労務士法人で人事評価制度の構築やキャリアコンサルティング活動に従事。その後、独立。講師登壇は年間50登壇を超え、講師としてのモットーは、「仕事に情熱を持って、楽しめる人たちを増やし続けたい」という想いで、企業研修を行っている。