今年の新入社員研修もようやく落ち着いてきたところですが、みなさんはいかがでしょう？

今年も、多くの人事の方から、そして多くの新入社員の方からビジネスメールのマナーについて、 不安を感じるというお声をいただきました。

そこで、今回のコラムでは、メールを使う際のマナーについて、考察していきたいと思います。

みなさんもビジネスメールをいつでも、どこでも使用していると思いますが、 改めて気を付けておきたいマナーについてみていきます。

抑えておきたいメールの8つの基本的マナー

抑えておきたいメールのマナーを8つご紹介したいと思います。

①返信はできるだけ早く行う

原則として、1営業日以内(24時間以内)に返信するのが大切です。質問への回答など、 調べなければわからない場合もありますので、すぐに返信できない場合は、

メールを受領した旨と「詳細は後ほど、お送りします。」という返事だけでも先に送っておくべきです。
いつごろまでに返信できるかも書き加えると良いでしょう。

②件名はわかりやすく書く

たいていの人がメールを見始める前にまず、「件名」をチェックします。メールの件名は、多くのメールの中から確実に相手に読んでもらえるように、具体的に分かりやすい件名を付けるよう心掛けましょう。

例えば、「A商品の商品詳細資料をお送りします」「4/23日の●●株式会社との打ち合わせについて」などといったように、「いつ」「何」の情報をタイトル内に盛り込むと、具体的にどういった内容なのかがパッと見でわかります。

また、相手に注意やネクストアクションを促したいときは、【至急】、【要確認】などといったキーワードを入れるのも有効です。

③改行を意識する

文章が長ったらしいメールだと読んでもらえません。一文一文が短くなるように意識し、改行をするようにしましょう。

改行する文字数の目安は、20文字から30文字程度と考えると良いとされています。 改行する際は、文字数をいちいち数えて改行するというよりは、メールの文章を作っているときに、見やすいかどうかを意識して、改行を差し挟むことをオススメします。

④相手の気持ちを考える

メールは、文章上でのやり取りになりますので、直接会って、話をしているよりも感情や意図が伝わりづらいという点があります。書いた本人は、そう思っていなくても、冷たい印象を与えたりすることもありますので、送信前に受け手の気持ちになることが大切です。

また、メールの場合では、言葉足らずや説明不足になりがちですので、「これぐらいわかるだろう」や「これで伝わっているだろう」ではなく、説明を受ける側の立場に立ち、丁寧に言葉を選びましょう。

⑤クッション言葉を使う

前述⑤のように、メールは相手に感情が伝わらないというデメリットを踏まえ、メール文中にクッション言葉を挿入して表現をやわらかくしましょう。クッション言葉とは、例えば、「恐れ入りますが～」、「お手数をおかけしますが～」、「差し支えなければ～」などの相手に「お願い」や「反論」、「お断り」などをする際に、文の前に入れて使用する言葉です。

相手にお願いする場合も、「～してください」ではなく、「～をお願いできますでしょうか」など、疑問形で依頼する表現の方が相手にやわらかく伝わります。クッション言葉は、文の印象を柔らかくする効果があるため、相手に配慮しながら、伝えることができます。ぜひ活用していきましょう。

⑥情報セキュリティに配慮する

見覚えのないメールアドレスからのメールは、不用意に開かない、添付ファイルを開かないのが鉄則です。万一、ウイルスに感染すると、自分が困るだけではなく、社内や社外の人たちにも移してしまう可能性があります。ウイルス対策のソフトを入れるなど意識しましょう。 また機密事項はむやみに送らない、重いデータを添付する場合は、セキュリティが掛けられる専用のメール便を使用するなど、情報漏洩対策もきちんと意識しましょう。

⑦メールで全てを済ませない

メールはあくまでも簡易な連絡手段、ツールです。連絡手段としては、他に電話、面談、文書なども考えられます。重要な用件であれば、メールを送って終わり。とするのではなく、メール後に必ず電話で確認を取るなど、届いているか、伝わっているかどうかを確認するようにしましょう。

⑧送信前に必ず署名や誤字脱字をチェックする

出来上がった文章を読み直すことで、意味が伝わりにくい表現や文章が見つかることが多々あります。最後には必ず読み返し、伝わる内容になっているかどうかチェックしましょう。見直す際には、誤字脱字がないかどうかもチェックしましょう。単純な入力ミスによって、相手に誤った情報が伝わってしまうとトラブルの原因となります。

メールの基本的な書き方

メールの基本的な書き方は以下のようになります。

①宛先・CC・BCC

宛先は送信したい相手、CCは写しとして、参考までに送信した人相手、
BCCは宛先やCCに入れた人に知らせずに送信したい相手を入れます。

②件名

メールの概要、用件がわかるように具体的に記入します。

③宛名

メール本文の書き出しに宛名を明記しましょう。
特に初めて送る場合は、社名・部署名・役職名・氏名を
省略せずに入力することがポイントです。

④挨拶

ビジネス文書より簡易で構いません。
「お世話になっております。」「大変お世話になっております。」
などの挨拶の後、自分の会社名・氏名を名乗ります。

⑤具体的な内容

メールの件名と文中の内容に相違がないように具体的に内容を記載しましょう。
件名と内容に相違があると、何に関してのメールなのかが
相手に伝わりません。相違がないかどうかチェックして送りましょう。

⑥締めの言葉

簡単な言葉で良いので、一言添えましょう。

⑦署名

連絡先が分かるように文末に署名をつけましょう。
(会社名、部署名、氏名、連絡先など)

覚えておくと便利な定型句

メールを打つのは、平均5～6分かかると言われています。短縮化するツールもありますので、
そういったものもぜひ活用してみてください。ここでは、覚えておくと便利な定型句をご紹介します。

【最初の挨拶】
・いつもお世話になっております。
・先日は、ありがとうございました。
・初めてメールをさせていただきます。
・大変、ご無沙汰しております。
・先日は、ご足労いただき、ありがとうございました。
・以前、ご挨拶させていただいた○○です。

【締めの言葉】
・以上、どうぞよろしくお願いいたします。
・用件のみにて失礼いたします。
・今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
・お手数をおかけしますが、ご確認いただければ幸いです。

こういった良く使う定型句は覚えておくと便利です。

また、良く使うワードに関しては、単語登録（辞書登録）の利用をおすすめします。 仕事上で、頻繁に使われる下記のような言葉を登録しておくことで、すぐに変換ができ、スムーズに文章を入力することができます。

さて、今回は、メールで気を付けておきたいマナーについて、ご紹介をいたしました。
新入社員の方々は特にこういったメールでのマナーに不安を感じていますので、ぜひ現場で指導してあげてください。

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