人事や教育担当者になったら、教えておきたい報連相シリーズ①『こんなときどうする?報連相の報告編』-3つのケースでご紹介

人事や教育担当者になったら、教えておきたい報連相シリーズ①『こんなときどうする?報連相の報告編』-3つのケースでご紹介

人事や教育担当者になったら、教えておきたい報連相シリーズ①『こんなときどうする?報連相の報告編』-3つのケースでご紹介

仕事のコミュニケーション術の大切なスキルの1つとして、報連相(報告・連絡・相談)スキルが存在しますが、その報連相スキルの質や精度を会社全体で高めていくことが会社の生産性をつながることになるのです。

「報連相なんて、新人が学ぶものでしょ!?」で終わらせてしまうと、実は恐ろしいことになりかねません。 報連相は、部下の立場だけでなく、上司の立場でも気を付けないといけない点がたくさんあるからです。

みなさんが人事部や教育担当者になったら、改めて報連相スキルの向上の育成に取り組まれると良いかもしれません。

さて、今回からは、報連相の報告スキルの質を高めるべく、報告の仕方をケーススタディ形式で、部下視点、上司視点でご紹介したいと思います。

改めて、報告とは、以下のような定義が一般的です。


報告とは
報告・・・ 上司からの指示や命令に対して、部下がどのようになっているのかの経過や結果を知らせる行為のこと。 また、お客様からの依頼や指示に対して、担当者が経過や結果を知らせること。

こんなとき、どうする?

今回は、上司と部下の会話をもとに報連相のポイントを考察していきたいと思います。

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【登場人物】

上司の鈴木部長:
HR系の勤怠システムや給与計算ソフトを製作、販売している会社の営業部長


部下の田中くん:
鈴木部長の下で働く入社2年目の若手営業マン
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①報告すべき情報が複数存在し、報告に時間が掛かりそうなシチュエーション

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部下の田中くん:
鈴木部長、お帰りなさいませ。戻られて来て、すぐで申し訳ありませんが、報告があります。

上司の鈴木部長:
報告?何の件だい?

部下の田中くん:
はい、それがA社の担当の清水様からお電話があり、鈴木部長にメールしていた件、今日中に連絡してほしいそうです。あと、開発部の山田課長から、新サービスの社内会議の時間が変更になったそうです。それと、営業部の広告宣伝費の件で・・・

上司の鈴木部長:
ちょっと、待ってくれ。一旦、報告とは、何個あって、どれぐらいの時間が掛かるんだ?

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このように報告すべき情報が複数ある場合、時間が掛かってしまうものです。 こういったケースでは、部下は何に気を付けなければいけないのでしょうか?また上司の立場から、どうフィードバック(改善に向けた指摘)をするべきでしょうか?

部下が報告の仕方で気を付けなければいけない点

上司へ報告する際は、報告事項がいくつ(個数)あって、どれぐらいの所要時間(目安分数)が掛かるのかをあらかじめ、伝えてから報告するように意識すると良いでしょう。 上司も時間が無限にある訳ではありません。報告事項の個数と時間を前もって把握しておきたいというのが心情ですし、部下が伝えてきた所要時間が長く、あまり時間がなければ、それを部下にきちんと伝えることもできます。 まずは、報告事項の個数と所要時間を伝えるようにしましょう。

上司がフィードバックで、意識しなければいけない点

部下のポイントで、お伝えしたように、 報告事項の個数と所要時間を前もって、伝えてから、報告するように伝えることです。

ここで、大切なポイントは、なぜそうしてほしいか?、なぜそうした方が良いのかの理由をきちんと伝えることです。

理由としては、下記のようなものが挙げられます。

【理由】
・報告の個数と所要時間を伝えることで、報告の相手に聞きやすい状態を作ってあげられるから。
→個数を言うことで、相手の頭に箱が作られ、イメージしやすくなる利点があります。

とくに報連相は、社内の上司、先輩に行うだけでなく、
社外のお客様、取引様に対しても行うものです。

今回の報告に限らず、連絡でも、相談でも、相手にわかりやすく伝えることが大切です。このような報連相の型をアドバイスしてあげると部下の納得感、腹落ち感が出て、覚えてくれるので、オススメです。


<教えておきたい報連相の始まりの型>

【声掛け】
〇〇部長、今、お時間よろしいでしょうか?

【要件】
報告(or連絡or相談)が3点ありまして、

【所要時間】
5分ほどお時間いただきたいのですが、よろしいでしょうか?

【詳細情報】
 1点目が、○○・・・です。次の2点目が○○・・・です。~~~

何について話すのかを明確にした上で話始めると、聞く方もその心構えができます。
こういった報連相の型を伝えると、新人も覚えやすく良いでしょう。


②報告はし過ぎるぐらいがちょうどいい。中間報告が必要になるシチュエーション

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上司の鈴木部長;
(心の声:あれ?田中くん。まだA社様向けの提案資料の件、提出期限が明日までだけど、まだ作成中なのかな? 完了しました、って、報告来ていないしな。どうなんだろう?)
なぁ、田中くん、A社様向けの提案資料の件、作成の状況はどうなってるんだ?

部下の田中くん;
はい、提案資料の件は、ほぼ完成していますが、明日までの期限なので、見返してブラッシュアップしようと思っています。

上司の鈴木部長;
そうか、わかった。一応、今の作成状況を確認したいんだが、見せてくれるか?

部下の田中くん:
承知いたしました。これです。

上司の鈴木部長:
(資料を見ながら、)前半の課題提起は、合っていると思うけど、後半の解決策がズレてないか?今から直すと時間が掛かるぞ。もっと早く見せて、確認してくれれば、良かったのに。
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部下が報告の仕方で気を付けなければいけない点

仕事を依頼されたら、報告は完了時だけではなく、「中間報告」を意識するようにしましょう。 中間報告をすることで、任された仕事にズレがないかどうか確かめることができますし、進捗が進んでなければ、上司へのヘルプを求めやすくなります。 作業を開始する前に事前に中間報告の予定を決めておきましょう。

例)
3/19(金)に上司から仕事の依頼を受ける
3/26(金)までに作業完了→完了報告

3/23(火)に上司へ中間報告を行う

仮に、些細な内容でも「こんなことで話しかけていいのかなぁ?」「これくらいはまぁいいか」と自分で判断してしまうのではなく、どんな細かいことでもどんどん上司に報告をしましょう。 報告の回数が多いほど、上司はあなたの仕事を正しく把握できるようになります。


上司がフィードバックで、意識しなければいけない点

報告業務は、完了したときだけではないことをきちんと教える必要があります。

簡単な依頼、指示であれば、中間報告は不要かもしれませんが、少し複雑な作業や任せて間もないような仕事内容であれば、中間報告の必要性を伝え、いつまでに中間報告してくれるかを上司の立場からも確認するようにした方がベストです。報連相のように部下から主導でやってもらいたいものでも、新人、若手のうちは基本を抑えられるようティーチングで指導していきましょう。


③悪い報告ほど真っ先に! 報告しそびれたシチュエーション


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部下の田中くん:
〇〇部長、営業中のA社のことで、報告事項がありまして、今お時間3分ほどよろしいですか?

上司の鈴木部長:
A社のことで報告?どういった内容なの?

部下の田中くん:
はい、それがA社の担当の清水様がおっしゃってきたのですが、予算が想定していた金額よりも2割減でしか、承認されなかったみたいで、契約を見送るとのご連絡があったんです。

上司の鈴木部長:
ん?2週間前の会議では、金額感も問題なく、契約してもらえそうと言ってなかったか?どういうことなんだ?

部下の田中くん:
すみません。実は3日前に清水様よりお電話がありまして、予算の兼ね合いで、価格がどうにかならないかとご相談がありました。ただ問題があり、価格は変えずに機能はもともとの提案していたそのままが良いと。それの対応を考えていたのですが、他社のサービスでちょうど良いものがあったそうでして、、、

鈴木部長:
3日前に連絡があったのか?なんで、それを早く報告しなかったんだ!?報告してくれれば、なんとかなったかもしれないのに…

部下の田中くん:
本当申し訳ありません。自分の中で答えが出なかったもので、そんなすぐに他社に決めるとは思わなかったもので、、、

鈴木部長:
もっと早く報告してくれよ…

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部下が報告の仕方で気を付けなければいけない点

●バッドニュースファースト(悪い報告を先に行うこと)を心掛けること

誰だって、良い報告は嬉しくてしたいけど、悪い報告はしたくないものです。 クレームや問題が発生しても、報告せずに済んだらなぁ…という気持ちは分かりますが、悪い報告ほど、真っ先に行うことを心掛けましょう。 悪い報告内容ほど、対策に向けての初動が重要です。初動が遅れた場合、一歩間違えれば、訴訟問題などにもなりかねません。悪い内容ほど、早めに報告しましょう。

上司がフィードバックで、意識しなければいけない点

部下の立場に立つと、悪い内容は報告しづらいものです。それでも、悪い内容は報告してもわないとマネジメントが成り立ちません。そこで、上司の立場から事前にバッドニュースファーストを心掛けてほしい旨を伝え、上司自身が悪い報告をきちんと報告してもらいやすい環境(職場)を作ろうとしなければいけません。



今回は、人事や教育担当者になったら、教えておきたい報連相シリーズ①-こんなときどうする?報連相の報告編ということで、ケーススタディを交え、ご紹介していきました。

報連相は、社会人としての当たり前のスキルですが、状況によっては、とても難しいものでもあります。その点を踏まえ、極力、「こんなときはこうするべき!」といったケースを多く、新人、若手には教えるようにしていきましょう。


【執筆者情報】

ビジネスゲーム研究所 米澤徳晃

研修会社に入社後、研修営業、研修講師業に従事。その後、社会保険労務士法人で人事評価制度の構築やキャリアコンサルティング活動に従事。その後、独立。講師登壇は年間50登壇を超え、講師としてのモットーは、「仕事に情熱を持って、楽しめる人たちを増やし続けたい」という想いで、企業研修を行っている。

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