社会人になって、初めての出張はドキドキするものではないでしょうか？
私も、社会人になって、すぐに香川県のお客様の担当となり、毎月、飛行機で出張に行った経験があります。そのときまでは、飛行機なんて1回しか乗ったことがなく、どうやって航空券を取るのか、どうやって宿泊のホテルを取るのかとドギマギしたものです。

コロナ禍で、リモートワークが増え、出張する機会も少なくなったと思いますが、いざ、出張となると、何から準備をすれば良いか、不安になったり、心配したりすると思います。

そこで、今回は、新人が抑えるべき出張術をご紹介していきたいと思います。

出張の心構え

またオンとオフの切り替えが難しいところもありますので、公私の区別をつけ、定期連絡や上司への報告も忘れないようにしましょう。 例えば、お客様との商談が予定通りの16時までに仕事が終わったとしましょう。
報告含めても、17時には業務が終わりそうであれば、その旨を上司に報告し、業務の終了時間(定時18時)まで行うべき業務があれば、ホテルに戻り仕事をするか、カフェで仕事をするかを決める必要があります。仮に定時までに何かすることがなければ、その旨を相談し、上司の判断で、その日は終了しても良いと思います。

ここで重要なのは、自分自身で勝手に判断をせず、上司に報告をして、判断を仰ぐという点です。リモートワークでも一緒ですが、見えないところに部下が居ては、何をしているかわからない、ということが上司は恐いのです。出張の場合は、信頼している部下でも、危険な目に合っていないかなど心配になるものなんです。上司の立場を考えて、報連相をしていきましょう。

また、出張中は、通常の仕事を同僚や上司がフォローをしてくれるのが一般的です。進捗状況などの申し送りや緊急連絡先や連絡が付きやすい時間帯などの共有などをしっかりと行う必要があります。

抑えておきたい出張準備術

①出張前の確認事項と社内手続きについて

確認すべき点は、以下のようなものです。

とくに公共交通機関で行く場合は、万が一、1つの電車が遅れてしまったことにより、乗り換え後の列車に間に合わなくなってしまう可能性もあります。いつもは、お客様先に15分前に着けば良い移動時間でも、出張時は、ルートと所要時間を頭に入れた上で、現地には、30分～1時間前には、 着くように意識した方が良いかもしれません。

社内手続きですが、出張には経費が使われるため、事前に出張予定を申請して、上長から承認を受ける必要があります。

会社が出張先を決めて、交通手段や宿泊場所を決めてくれて、用意してくれる場合は、 それに従えば良いですが、自分で決めて、予約を取る場合も存在します。

その際、留意するべき点は、予算です。移動する手段の交通費や宿泊費の上限が決まっている場合があります。仮に、宿泊費の上限が決まっていない場合は、リッツカールトンなどの高級ホテルに泊まれてしまう可能性がありますが、仕事には必要ないですよね？上限設定している会社がほとんどだと思います。（Ex.1日1万円のホテル代まで）

●自分で宿泊施設を予約する場合

コンビニが近くにあると何が良いかというと、プリンターやFAXなどもありますし、スーツのズボンが破れた場合でも、裁縫セットが売っているからです。まぁ、これはマストではないですが、コンビニは日常品も売っているので、不測の事態にも対応できて、便利ですね。

また、最近、私がハマっているのは、室内に洗濯乾燥機が付いているホテルです。

必要ないと思われかもしれませんが、出張が3泊、4泊と続く場合は特に、衣類などの荷物がかさばりますので、洗濯乾燥機があると、枚数を減らせて便利です。また私の場合は、出張時にランニングをして、気分転換することも多いため、シャツやズボンを洗えると嬉しいのです。高いんじゃないかと思われるかもしれませんが、コロナ禍なので、他のビジネスホテルと全く変わらない料金で泊まれます。

そもそも、予算の範囲かどうかが重要ですが、ホテルによっては大浴場が付いているビジネスホテルも増えてきていきますので、皆さんがいつも通りのリラックスした状態で過ごせる場所を選ぶのも大切です。

私が出張時に持っていくアイテムの1つとして、衣類スチーマーがあります。ワイシャツなどはスーツケースに入れていると、ホテルに到着したときに、しわくちゃになってしまっていることがあります。そんなときに衣類スチーマーを使うと、しわ伸ばしもできますので、結構便利です。コンパクトなので、スーツケースに入れやすいので、オススメです。

②出張後の確認事項と社内手続きについて

費用が予算を超えそうな場合は、原則、社内規定によりますが、超過分は自己負担の会社が多いです。ただし、出張時に食事に誘われたり、接待に誘われたりして、支払った場合などは、接待費として追加できる可能性があります。その際は、すぐに上司に相談して、承認を得ましょう。

職場にお土産は必要でしょうか？原則は、必要ないです。仕事ですので。しかし、留守中に仕事を分担してサポートしてくれた場合などの御礼とみなして、購入が慣例化している職場もあります。基本的そういった費用は、自己負担がほとんどです。

今回は、新人が抑えるべき出張術をご紹介しました。

株式会社オトバンク代表取締役会長の上田渉さんを紹介した記事にもありましたが、 出典：はたらぼパソナキャリア働くコト研究所(https://www.pasonacareer.jp/hatalabo/entry/2016/12/12)

出張時は、いつもと違う環境で、仕事をしなければいけないため、
パフォーマンスが下がる可能性があります。

私も、社会人になってから、今まで10年以上、毎月1～2回は出張に行っていますが、
いつもと同じパフォーマンスをするためには、同じ環境づくりが大切です。

そのためにもしっかりと、出張準備を行い、いつもと同じパフォーマンスが出るように準備をしていきましょう。